Les Stages à l'I.U.T. Michel de Montaigne Département information communication Pôle Métiers du livre - Filière Bibliothèques - médiathèques Guide de l'étudiant La recherche de stages : Vous devez prospecter vous-mêmes pour trouver un lieu de stage. Vous devez toujours avoir construit un projet. Vous ne devez pas vous présenter simplement comme demandeur de stage. Vous devez avoir des motivations précises. Présentez-vous avec un minimum de renseignements sur le lieu de stage qui corresponde à votre projet. Ayez une demande argumentée auprès d'une personne précise. Evitez les démarches anonymes. Faire un stage n'est pas simplement poursuivre une attitude de lecteur, mais acquérir une expérience professionnelle dans un milieu professionnel. Renseignez-vous sur l'établissement, sur le fonds, ses particularités, sa place dans le réseau local, son fonctionnement, son organisation De son coté, l'I.U.T. envoie une lettre d'information aux établissements avec lesquels il est en rapport récent ou régulier pour les stages. Il s'agit de près de 500 adresses dans toute la France, l'Aquitaine, la Gironde, la Communauté urbaine de Bordeaux et concernant tout type d'établissement : Bibliothèques de lecture publique, universitaire, autres ... Ce fichier d'adresses est mis à votre disposition. (Cf. liste Bibliok) Une bibliographie répertoriant des outils pour la recherche d'adresses de stages est consultable au centre de ressource de l'I.U.T.. · Bethery, Annie. Développer un fonds de référence en bibliothèque, p. 56 - 66 · http://www.abf.asso.fr/sitebib/f_bibadr.htm Ce site Internet répertorie des adresses de bibliothèques françaises, l'annuaire des bibliothèques publiques, les adresses des bibliothèques universitaire Pour la France et les territoires d'outre mer : · Baghdadi, Nicolas. Papyrus : répertoire de bibliothèques, d'archives et de centres de documentation Pour les bibliothèques municipales et départementales de prêt · France. Direction du livre et de la lecture. Adresses des bibliothèques publiques : des bibliothèques départementales de prêt, bibliothèques municipales http://www.culture.gouv.fr/documentation/ bibrep/pres.htm Pour Paris et la région parisienne : · Bibliothèque publique d'information (Paris). Public Info. Oriente express : répertoire des bibliothèques et centres de documentation parisiens http://www.bpi.fr/4/orient/index.html Pour les bibliothèques de la ville de Paris : · Paris. Direction des affaires culturelles. Annuaire des bibliothèques de la ville de Paris http://www ; paris.fr/culture/ bibliothèques Pour les bibliothèques d'hôpitaux : · Hôpital de la Salpétrière 47, Bd de l'hôpital 75013 Paris Pour les bibliothèques d'étude et de recherche : · France. Ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur, de la recherche. Annuaire des bibliothèques universitaires et de grands établissements · Esperou, Maud. Répertoire des bibliothèques spécialisées françaises Pour les adresses d'éditeurs : · Répertoire international des éditeurs et diffuseurs de langue française Pour les adresses de libraires : · 1746 librairies françaises. -Minitel 3617 ou 3615 Electre Pour les bibliothèques françaises à l'étranger : · France. Ministère des affaires étrangères. Médiathèques et centres de ressources français à l'étranger, coordonnées... : répertoire. Médiathèques françaises à l'étranger, Dossier N° 15 http:// France/ ressources/ reso/ Les permanences de suivi des stages : Les enseignantes responsables du suivi des stages sont : · Mme Sabine NOEL pour les étudiants en 2° année · Mme Jocelyne HUBERT pour les étudiants en 1° année et en année spéciale. Une permanence de suivi des stages est assurée par une enseignante responsable des stages tous les lundis entre 12 h 30 et 13 h 30 au bureau des enseignants, salle 319 ou au centre de ressources. Deux étudiants par année doivent se porter volontaires pour seconder l'enseignante qui assure le suivi des stages et servir d'intermédiaire entre elle et le groupe. Au cours de ces permanences, les volontaires responsables de la liaison entre l'enseignante et le groupe pourront se procurer les conventions de stages pour les distribuer à leurs camarades, et remettre les rapports ou les fiches de stages. Les étudiants qui souhaitent avoir un entretien personnalisé avec l'enseignante, à propos de leurs stages, pourront être reçus au cours de cette permanence. Les étudiants qui ont besoin d'entrer en contact avec la responsable des stages en dehors des permanences peuvent le faire par les adresses électroniques suivantes : · jocelyne.hubert@wanadoo.fr (étudiants en année spéciale et 1° année) · sabinenoel@free.fr (étudiants en 2° année) Les conventions de stages (Cf. livret de l'étudiant) Les stages s'effectuent obligatoirement sous le régime d'une convention, contrat signé par l'établissement d'accueil, l'I.U.T. et l'étudiant Ce contrat stipule que : · Le régime d'assurance de l'étudiant couvre les risques de maladie et d'accident. · L'établissement ne doit aucune rémunération de type salarial au stagiaire. (Les éventuelles indemnités perçues à l'occasion d'un stage ne sont cependant pas incompatibles avec la convention). Les conventions doivent être signées en 3 exemplaires par les signataires ci-dessus désignés : · 1 exemplaire revient au maître de stage de l'établissement d'accueil · 1 exemplaire revient au tuteur de stage de l'I.U.T. · 1 exemplaire revient au stagiaire étudiant. Il est absolument indispensable d'établir les conventions suffisamment tôt, afin qu'elles aient été signées et retournées par l'établissement d'accueil, avant le début du stage. Il n'est pas possible de modifier les dates de stage ni d'annuler une convention signée (sauf cas de force majeure) Dans les cas litigieux, le tuteur de stage ne s'en remet pas seulement à l'appréciation du maître de stage, mais tient compte également du point de vue du stagiaire. La durée des stages Chaque étudiant doit effectuer dans le cadre de sa scolarité et pour obtenir le diplôme, au minimum 10 semaines de stages. Il est conseillé d'en faire plus, à raison de 5 semaines minimum obligatoires par année pour les étudiants en 1° et en 2ème année. Les étudiants bénéficieront d'1 semaine libérée de cours, pour les stages : · la semaine précédant les vacances d'hiver, pour les étudiants en 1° année ainsi que pour les étudiants en année spéciale · la semaine suivant les vacances d'hiver pour les étudiants en 2° année. Conseils : Ne pas faire de stages trop courts. Eviter de multiplier les expériences trop rapides. Ne pas faire trop de stages. (Préservez une semaine de repos pendant les vacances de février et/ ou de Pâques) Cependant, diversifier les lieux de stages. Durée optimale : 2 ou 3 semaines. Exceptionnellement : les stages peuvent durer moins d'une semaine à l'occasion d'un événement particulier. Par exemple : participer à un congrès ou un salon. Les bibliothèques étrangères qui accueillent des stagiaires conseillent une durée minimale d'un mois pour les stages à l'étranger. Les périodes de stages (Cf. le calendrier des périodes en dernière page du livret de l'étudiant) Les stages sont effectués pendant les vacances et pendant la semaine vacante de cours Les semaines d'enseignement sont prioritaires. Il n'est pas possible de faire des stages pendant l'enseignement dispensé à l'I.U.T. Il convient de répartir les périodes de stages sur la durée globale de la scolarité de façon à pouvoir mettre à profit la formation reçue. Il existe une possibilité d'aménagement pour les stages effectués au cours de la demi-journée hebdomadaire vacante de cours ou des samedis. Par exemple : cumul des jeudis après- midi pour les étudiants en 1° année ou des samedis pour les 2°A et les AS En ce qui concerne les stages pendant les vacances scolaires, notez qu'il n'y a pas de fréquentation des élèves ou les étudiants pendant la période. Ceci a son importance pour l'intérêt du stage en bibliothèque jeunesse notamment et en B. C. D. (Bibliothèque centre documentaire), C. D. I. (Centre de documentation et d'information), B.U. (Bibliothèque universitaire). Choisir une période hors vacances scolaires pour des stages dans ce type de structure. Recommandations : Etudiants en 1° année : Evitez les stages avant les vacances d'hiver. La première période de stages obligatoire est de 2 semaines : la semaine précédant les vacances d'hiver + 1 semaine des vacances d'hiver. Les étudiants en 1° année doivent avoir passé les conventions pour les stages d'été avant l'entretien de bilan et perspectives qui a lieu à la mi-mai. Les étudiants en 2° années et en Année spéciale qui soutiennent leur mémoire en juin, doivent avoir terminé leurs stages avant la commission de validation des stages qui à lieu à la mi-juin. Pour les cas réservés de 2° année et pour les étudiants en année spéciale qui soutiennent leur mémoire en septembre, il y a la possibilité de faire des stages couverts par une convention pendant l'été à condition que ceux-ci soient terminés avant la deuxième commission de validation des stages qui a lieu au cours de la première semaine de septembre. En conclusion : Au moment de la délibération pour l'attribution du D.U.T., 10 semaines de stages au minimum devront être validées, et, pour le passage de 1° en 2° année, 5 semaines minimum devront être validées par le tuteur de stages de l'I.U.T. Les fiches et les rapports de stages Une grille d'observation du lieu de stage vous servira de canevas à la rédaction du rapport ou de la fiche de stage. (Cf. grille d'observation ) Les étudiants en 1° année doivent rédiger et remettre à leur tuteur de stage, un rapport à l'issue de chaque stage. Pour les étudiants en 2° année, un seul rapport de stage sera exigé. Ils devront choisir entre les différents stages effectués au cours de la 2° année, un stage long (minimum 2 semaines), qui fera l'objet du rapport. Le dernier stage pouvant faire l'objet du rapport de 2° année est le stage des vacances d'hiver. Les étudiants en année spéciale n'ont pas de rapports de stages à faire, mais ils devront remettre une fiche personnalisée par catégorie de stage. (soit maximum : 3 : Lecture publique, B u. et éventuellement Divers) N.B. : Un stage long peut offrir une base pour le mémoire aux étudiants en A. S. et aux étudiants en 2°A. La notation des rapports et des fiches de stages. Les rapports et les fiches de stages sont notés. Sur la forme : Le rapport doit comporter entre 5 et 10 pages, annexes non comprises. La fiche : une feuille recto verso. Le rapport doit être rédigé en phrases courtes (un sujet, un verbe, un complément, une idée par phrase). Il est conseillé d'utiliser le vocabulaire professionnel. Les rapports qui comportent plus de 10 fautes d'orthographe sont à refaire. Sur le fond : La grille d'observation communiquée ici, doit servir à bâtir le plan du rapport. Elle servira également de fil conducteur à l'établissement de la fiche. Le rapport est un document technique. Il peut être critique, mais argumenté. Eviter de juger, éviter la polémique, rester objectif. Délai de présentation des fiches d'observation et des rapports de stages : Les fiches et les rapports de stages doivent être remis au tuteur de stages obligatoirement 8 jours après la fin du stage. En 1° année et en année spéciale, les fiches et les rapports peuvent être manuscrits ou tapés. Le rapport de 2° année doit obligatoirement être tapé. Les rapports non remis = 0. Les rapports qui ont une note inférieure à 09 doivent être refaits L'arrêté du 20 mai 98 fixe la règle suivante : Il faut obtenir une moyenne supérieure à 8/20 dans chaque unité d'enseignement. Il y a 4 unités d'enseignement. La notation des stages et leur validation entre dans l'unité d'enseignement 4. La notation traduit le travail de toute l'année et prend en compte : l'assiduité, la participation, les progrès. Fiche d'évaluation et de compte-rendu de stage Les stages font l'objet d'une évaluation et d'un compte rendu de la part des maîtres de stages. (Cf. fiche d'appréciation et de compte rendu de stage). Il est demandé aux stagiaires de présenter la fiche de d'évaluation et de compte rendu de stage à leur maître de stage dès leur arrivée. Ce dernier doit la compléter et la remettre au stagiaire à la fin du stage. L'étudiant la retournera au tuteur de stage ou la joindra au rapport ou à la fiche de stage. Les étudiants en 1°année sont soumis à un entretien de bilan et de perspectives de stages qui a lieu pendant la dernière semaine des cours de l'année universitaire et qui est évalué. Entrent en ligne de compte pour la notation finale : les rapports ou les fiches de stage les fiches d'évaluation et de compte rendu des stages le nombre de semaines de stages ainsi que la tenue du bordereau de stages. Rappel : : Chaque étudiant est responsable de la tenue de son dossier (ou bordereau de stages) : · doit avoir complété son dossier, dernier délai, le dernier lundi avant chaque période de stage. · a la possibilité de venir faire ses mises à jour au cours de la permanence le lundi de 12h30 à 13h30 au bureau des stages salle 319 · doit impérativement, faire en sorte que les conventions signées se trouvent dans son dossier avant le début de chaque stage. · doit rendre les rapports 8 jours après la fin de chaque stage, accompagnés de la fiche d'évaluation de stage. La régularité, la ponctualité, le sérieux du suivi du dossier entrent dans la notation. Les lieux de stages : La validité des stages dépend de la structure d'accueil et de l'encadrement professionnel. Variété des lieux de stages : · 4 semaines au minimum en milieu de lecture publique : bibliothèques municipales, bibliothèques départementales de prêt ou médiathèques publiques. · 3 semaines au minimum en bibliothèques universitaires ou en bibliothèques de grands établissements : BnF. (Bibliothèque nationale de France), La Villette, B.P.I., (Bibliothèque publique d'information Centre Georges Pompidou), Discothèque des Halles, C.N.B.D.I. (Centre national de la bande dessinée et de l'image), Maison du livre de l'image et du son, etc. ... Les stages dans les bibliothèques d'U.F.R. ou de section sont validables. · 3 semaines éventuellement, dans les autres structures : bibliothèques associatives d'entreprises, d'hôpitaux, C.D.I. de collèges de lycées, B.C.D. d'écoles primaires ou maternelles (choisir des écoles à 2 directions au minimum), C.R.D.P. (Centres régionaux de documentation pédagogique), C.D.D.P. (Centres départementaux de documentation pédagogique), Centres d'archives municipales ou départementales, librairies spécialisées ... Les stages en centre de documentation d'entreprise sont à éviter. Les stages à la médiathèque des malades des hôpitaux sont déconseillés en 1° année Le stage ne peut être validé dans ces structures que s'il est encadré par un maître de stage professionnel des bibliothèques ou des librairies. Exemple : Seront refusés les stages en B.M. gérées par des bénévoles, l'encadrement ne sera pas suffisant. Il faudra s'assurer auprès de la B.D.P., qu'il y a un professionnel sur place, en ce qui concerne les stages en milieu rural dépendant du réseau de la B.D.P. Les stagiaires sont invités à : privilégier les démarches hors de Bordeaux et de la C.U.B. -saturés- faire des démarches hors de leur ville d'origine, afin d'élargir leur expérience. Consignes particulières : Stages à la BnF, à la BPI, à la Bibliothèque de Bordeaux Ces demandes de stages à la BnF, à la BPI et à la bibliothèque de Bordeaux, sont à faire après les vacances de la Toussaint c à d à la mi-novembre (pas de prise en considération des demandes antérieures ou postérieures). Les étudiants doivent accompagner leur demande d'un C.V. avec mention des stages déjà effectués. Les demandes en rapport avec un projet de mémoire seront privilégiées. Les étudiants devront présenter une esquisse du sujet de leur étude avec précision des attentes de ce stage. Il faut avoir une idée assez précise du mémoire ainsi que du service qui éventuellement correspond à ce projet. Par exemple à la bibliothèque de Bordeaux : Catalogue et bibliographie, Service commun du traitement du document, Salle de référence et d'actualité, Espace Diderot, Publics en difficultés - empêchés - handicapés, Bibliothèque musicale, Fonds patrimoniaux, Service des halls - information - accueil - inscription - prêt centralisé, Documentation régionale - Dépôt légal, Collectivités, Bibliobus, Bibliothèque des enfants, Bibliothèque des adultes et des jeunes ... Il est souhaitable que les étudiants prévoient 4 semaines de stage pour explorer le sujet et en conséquence qu'ils proposent une période avec des dates extrêmes. En fonction de l'objectif des étudiants un stage peut à la rigueur chevaucher 2 services maximum. Il est conseillé aux étudiants d'éviter dans la lettre de motivation des arguments de type "j'aime lire... " ou "c'est une bibliothèque importante... " Eviter également les projets trop vagues, confus ou trop ambitieux, peu réalistes. · Pour les stages à la bibliothèque de Bordeaux, les demandes sont à adresser à : Mme JULIE conservateur général chargé de la direction. Les étudiants en A.S. et en 2° A. peuvent prétendre à faire un stage au sein de la centrale située dans le quartier Mériadeck. Toutes les demandes seront examinées fin novembre - début décembre (ni avant, ni après). Reprendre contact avec la bibliothèque 1 ou 2 semaines après l'envoi de la demande pour savoir si elle est en bonne voie. Pour la centrale de Bordeaux, la personne de référence est Ch. GONZALEZ, conservatuer Tél. 05 56 10 30 95 Les étudiants en 1° année, ou les demandes de stages de découverte seront orientés dans les annexes de quartier. Les étudiants concernés par ces stages de découverte devront préciser les dates du stage et quelle annexe du réseau les intéresse. Par exemple : Jardin public, St Michel / Capucins, Bacalan, Le lac, Le grand parc, Carle Vernet, Son Tay, St Augustin, Tauzin, La Benauge Pour les annexes, la personne de référence est M PEIGNET, conservateur. · Pour les stages à la BnF., les demandes sont à adresser à M. PARDE S.Q.F. (Service qualification formation) D.P.R.F.(Direction du personnel régie de la formation) Quai François Mauriac 75 706 PARIS CEDEX 13. Les stages en rapport avec une problématique faisant l'objet du mémoire sont accordés plus prioritairement. Les demandes sont examinées au cas par cas. Les stagiaires sont invités à se présenter en tant qu'offreur de service. Les demandes d'étudiants en 1° année ne seront pas examinées. · Pour les stages à la BPI s'adresser à Mme MALET Responsable formation Tél. 01 44 78 41 17 ou 01 44 78 44 32 Les demandes de stage de découverte ne seront pas examinées Grille type d'observation du lieu de stage Introduction Présentation de l'établissement : type Ville d'accueil Population desservie Eventuellement, très court historique de l'établissement 1 - Descriptif de l'équipement du lieu de stage : · superficie · organisation de l'espace différentes sections espaces privatifs · personnel effectif organigramme · nombre de documents : différents supports · jours et heures d'ouverture · nombre de lecteurs : adultes, jeunes, étudiants ... · nombre de prêts annuels · informatisation équipement matériel progiciel de gestion place du multimédia · éventuellement spécificité de l'établissement Fonds patrimoniaux, Musicothèque, Dépôt légal, Publics spécifiques etc. ... 2 - Acquisitions · politique d'achat de l'établissement Charte des collections Plan de développement des collections · critères des choix dans la constitution des collections Protocole de sélection Désherbage · Outils d'acquisition utilisés · contraintes budgétaires * collaboration avec les fournisseurs : libraires, autres ... 3 -Traitement matériel des documents · commandes · vérification des livraisons · collation · estampillage · enregistrement à l'inventaire 4 - Traitement intellectuel du document · catalogage · indexation · cotation 5 - Equipement des documents · protection · système antivol · conservation 6 - Communication et prêt · système de prêt adopté modalités · aide au lecteur service de renseignement fonds de référence, salle d'actualité catalogues mis à la disposition du public, opac / ciel 7 - Relations de l'établissement avec l'extérieur · sa place dans la ville · relations avec les élus ou la hiérarchie * relations avec les partenaires en amont : D.R.A.C., C.N.L., C.R.L., B.D.P. etc. ... * Relations avec les partenaires en aval : Milieu associatif, scolaire, autres ... 8 - Animation · Place de l'animation dans la politique de l'établissement · Programme 9 - Le point de vue du stagiaire : · Bilan des tâches effectuées · Difficultés rencontrées · Objectifs atteints Conclusion